- Als Azubi Protokolle schreiben - Stefan Dassler
Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ausbilder zu einer Gruppe von Auszubildenden: „Morgen brauche ich einen Protokollanten für eine Besprechung. Haben Sie in der Berufsschule schon Protokolle geschrieben?“ Auszubildender A: „Ja. Es war nicht einfach Wesentliches vom Unwesentlichen zu trennen.“ Auszubildender B: „Teilweise ging auch alles zu schnell. Man kam mit dem Schreiben nicht ganz mit.“ Auszubildender C: „Wir mussten bisher nur Stichwortprotokolle schreiben.“
Verschiedene Arten von Protokollen
Protokolle sind in der Schule, aber auch während des gesamten Berufslebens von Bedeutung. Ein Protokoll stellt das Wichtigste von Ereignissen (von Besprechungen, Unterrichtsstunden, Vorträgen, Versammlungen, Kundengesprächen) sehr sachlich und klar verständlich dar. Es kann in Form von Stichworten oder von ganzen Sätzen geschrieben werden. Zeitform kann sowohl die Gegenwart als auch die Vergangenheit sein. Eventuell müssen für die Erstellung des Protokolls zusätzliche Informationen beschafft werden.
Man unterscheidet vor allem zwei Arten von Protokollen: Verlaufsprotokolle und Ergebnisprotokolle. Ein Verlaufsprotokoll stellt wichtige Fakten und den Ablauf eines Ereignisses (etwa einer Unterrichtsstunde) dar. Das Ergebnisprotokoll fasst zusammen, was bei einer Veranstaltung herausgekommen ist (etwa beschlossene Maßnahmen in einer Besprechung).
Wie gliedert sich ein Protokoll?
Ein Protokoll kann in drei Teile gegliedert werden:
1. Vorspann
Hier werden das Ereignis, das Datum, die Uhrzeit, der Ort und die Namen der Anwesenden festgehalten.
2. Hauptteil
Bei Verlaufsprotokollen werden die wesentlichen Fakten und Aussagen in zeitlicher Reihenfolge genannt. Bei Ergebnisprotokollen sind die Ergebnisse zusammengefasst.
3. Schlussteil
Hier unterschreibt der Protokollant und das Datum der Protokollerstellung wird vermerkt.
Erste Trainingsaufgabe
Überlegen Sie mehrere Beispiele/Situationen/Ereignisse in Ihrem Ausbildungsunternehmen, zu denen Verlaufsprotokolle geschrieben werden. Notieren Sie sich konkrete Beispiele für Ergebnisprotokolle, die Sie in Ihrem Berufsalltag schon geschrieben haben oder vielleicht mal schreiben müssen.
Zweite Trainingsaufgabe
Sie nehmen an einer Besprechung vier Wochen nach Ihrer Zwischenprüfung teil. Anwesend sind außer Ihnen noch fünf Auszubildende und Ihr Ausbilder. Thema der Besprechung: Ergebnisse und Folgen der Zwischenprüfung.
a) Denken Sie sich ein interessantes Verlaufsprotokoll für die Besprechung aus. Formulieren Sie dabei sachlich und bringen Sie Fakten und Aussagen der Beteiligten.
b) Formulieren Sie ein mögliches Ergebnisprotokoll der Besprechung.
Nützliche Tipps zu den Trainingsaufgaben
- Überlegen Sie sich das Ziel des Protokolls. Verlaufs-, Ergebnisprotokoll oder einer Mischform aus beidem.
- Formulieren Sie sachlich und verfassen Sie das Protokoll so, dass ein Nicht-Anwesender sich die Ereignisse vorstellen kann.
- Arbeiten Sie beim Protokollieren sehr konzentriert.
- Unterscheiden Sie zwischen Wesentlichem und Unwesentlichem.
- Bitten Sie um Wiederholung, wenn etwas zu schnell ging.
- Fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht richtig verstanden haben.
- Vor Abgabe des Protokolls, sollte es nochmals genau vom Protokollanten selbst und jemend anderem durchgelesen werden. Erst dann sollte es weiter verteilt werden.
Literaturhinweis:
Stefan Dassler: Schlüsselqualifikationen für Auszubildende. Übungen und Trainingsbeispiele. Igel Verlag 2009. 196 Seiten. Euro 19,90.
Stefan Dassler: Schülernachhilfe. Ein Leitfaden für Lehrer und Studenten. Wissenschaftlicher Verlag Berlin 2005. 189 Seiten. Euro 23,80.
Stefan Dassler - Dipl.-Handelslehrer (Studium der Wirtschaftspädagogik mit Schwerpunkt Organisationspsychologie an der Universität ...
